SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Essai ini di buat guna memenuhi tugas UTS mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

Dosen Pengampu :

Ahmad Munawaruzaman, S.Sos, M.Si

Disusun oleh : Kelompok 5

Ahmad Silanul Jadid 11190530000071

Nabila Syamsi 11190530000064

Selawati 11190530000074

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH

FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKSI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

JAKARTA 2021

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Apa Konsep dasar Sistem dan Informasi?
Mungkin kata sistem informasi sudah tidak asing di telinga kita, Sistem Informasi dibagi menjadi 2 kata yaitu Sistem dan Informasi. Sistem sendiri berarti sekumpulan elemen dari suatu unsur yang saling berhubungan dan berinteraksi satu samalain. Kita ambil contoh diibaratkan fakultas adalah sebuah sistem, nah yang mendukung sistem ini di sebut elemen-elemen seperti Jurusan / Program Studi, Tata Usaha dll
Sedangkan Informasi secara univerasal adalah pesan, kabar, atau berita yang disampaikan baik secara langsung (Komunikan) atau tidak langsung (Pembaca / Pendengar). Bedanya Data dan Informasi adalah, Data merupakan bahan mentah yang belum diolah sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang sudah diolah dan siap untuk dipublikasikan.
Tujuan dari sistem informasi adalah agar pengelolaan data dan informasi sebuah organisasi dapat menyeluruh, terintegrasi , terpadu dan menghasilkan informasi cepat dan akurat. Pengembangan sistem informasi dapat bermanfaat sebagai pendukukng proses operasi kegiatan dan aktivitas yang dilakukan. Sistem informasi manajemen (SIM) dirancang untuk membantu para manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang terintregasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.
Sistem informasi tidak slalu berkaiatan dengan teknologi, akan tetapi kita hidup di era sekarang, teknologi menjadi tuntutan sendiri untuk memudahkan perusahaan/ organisasi menjalankan sistem.

2. Mengapa Sistem Informasi Sangat dibutuhkan dalam Perusahaan / Organisasi?
Sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia sangat dibutuhkan karena dalam mengelola departemen/lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia diharuskan seefisien dan seefektif mungkin sehingga semua persoalan ketenagakerjaan dapat direncanakan sebaik mungkin dan keputusan strategic di bidang tenaga kerja dapat dijalankan tanpa merugikan pihak-pihak yang terkait. Penggunaan mesin otomatis dalam sistem informasi sumber daya manusia sangat menonjol karena dapat menggantikan fungsi manusia secara cepat dan tepat sehingga dapat mengurangi keterlambatan karena keterbatasan kemampuan manusia.
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan suatu hal yang penting guna mendukung keefektifan terkait tata kelola karyawan. Sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) dirancang untuk membantu para manajer membantu membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Oleh karena itu, jika hal ini merupakan penyerobotan privasi pribadi, informasi tersebut, Istilah lain yang biasa digunakan untuk menyebut sistem ini adalah Human Resources Information System (HRIS). Jika Anda bekerja di bidang SDM, cepat atau lambat pasti segera berkenalan dengan HRIS.
Sistem ini merupakan program aplikasi komputer yang berfungsi untuk mengorganisir tatalaksana dan tata kelola manajemen SDM perusahaan. Sistem informasi  sdm dalam perusahan ini berguna untuk untuk mendukung pengambilan keputusan atau Decision Support System melalui penyediaan berbagai informasi yang dibutuhkan. HRIS merupakan sebuah bentuk interseksi antara bidang ilmu manajemen sdm dengan teknologi informasi.
Sistem informasi SDM berguna untuk memeriksa secara menyeluruh tentang kapabilitas karyawan. Apakah masih ada lowongan yang tersedia bagi pegawai baru atau tidak. Dengan adanya sistem sdm yang baik,  maka catatan waktu karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem. Setelah itu, pengurangan yang sesuai dengan karyawan lainnya akan terlihat dari cek gaji yang akhir. Sistem Informasi ini penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan informasi manajemen organisasi di setiap tingkat guna pengambilan keputusan operasional, taktis dan strategis. Dan, tentunya banyak manfaat bagi perusahaan dari penerapan SIM ini, antara lain: 
Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis; Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam perusahaan; Menyediakan informasi yang digunakan dalam penghitungan harga pokok produk, jasa, serta tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen.
Menyediakan informasi yang digunakan untuk merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta melakukan perbaikan yang berkelanjutan. Perusahaan dapat mendorong peningkatan alur kerja yang menghasilkan penyelarasan proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan pelanggan. Dapat memudahkan akses data yang telah disediakan secara akurat dan real time (tepat waktu) bagi para user tanpa perlu melalui perantara sistem informasi secara langsung

3. Apa Pengaruh Sistem Informasi terhadap MSDM dan Perencanaan Stategi pada Perusahaan, atau Organisasi?
Perencanaan sangat dibutuhkan dalam setiap kegiatan yang dilakukan. Tanpa adanya perencanaan, sesuatu yang dilakukan pasti tidak akan terstruktur dan bisa jadi akan menjadi kegiatan yang berantakan karena tidak adanya persiapan apa pun. Dengan adanya perencanaan, maka akan terkonsep terkait kegiatan yang akan dilakukan.
Majunya perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi yang ditandai dengan kehadiran sejumlah berbagai alat komunikasi prkatis seperti  smartphone, dimana setiap orang dapat mengolah, memproduksi, serta  mengirimkan maupun menerima segala bentuk pesan komunikasi, di mana saja dan kapan saja. Dan dengan keamjaun teknologi ini, perencanaan serta penerapan strategi pada perusahaan atau lembaga sangat mudah mengatur strategic plan.
Akan tetapi majunya teknologi harus di barengi dengan kualitas nya Sumber Daya Manusia (SDM). Dalam merancang sistem informasi, SDM menjadi sangat penting untuk kemajuan suatu perusahaan, organisasi, atau lembaga, demi tercapainya tujuan bersama.
Membentuk SDM Berkualitas, hal ini merupakan peluang yang sangat tepat, ketika kita sudah mempunyai sistem yang bagus kita juga harus mempunyai SDM yang berkualitas bagaimana kita bisa memaintance agar lembaga dapat berjalan sesuai planning dan tercapai tujuan dari lembaga tersebut.

4. Bagaimana perbedaan manajemen sumber daya manusia tanpa sistem informasi dengan manajemen sumber daya manusia menggunakan sistem informasi?
Sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu bagian yang dibangun dalam keseluruhan organisasi. Sumber daya manusia merupakan aset yang berharga bagi organisasi, sehingga manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu pillar utama oragnisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Ada beberapa manfaat yang akan dirasakan oleh manajemen yang menggunakan sistem informasi yaitu :
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai tanpa mengharuskan adanya perantara.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
Menetapkan investasi yang akan diaraahkan pada sistem informasi.
Sedangkan manajemen sumber daya manusia yang tanpa menggunakan sistem informasi niscaya dalam mengelola departemen tidak akan bisa seefisien dan seefektif karena kurangnya pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu.

5. Apa yang menjadi Penghambat Sistem Informasi MSDM?
Pada hakikatnya Sistem informasi memang sangat penting di dalam suatu organisasi, tanpa sistem informasi organisasi akan sulit untuk mencapai tujuan. Adapun peran sistem informasi di dalam organisasi yaitu mencatat, menyimpan, mengorganisasikan, dan mengolah data-data menjadi sebuah informasi yang dapat dilaporkan kepada pihak-pihak yang membutuhkanya. Misalnya sistem informasi yang digunakan oleh seorang manajer untuk menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi kepegawaian yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam menempatkan seorang pegawai, penetapan gaji, dan lain-lain. Namun dalam penerapanya di dalam organisasi ada yang sukses dan ada yang gagal.
Faktor-faktor yng menyebabkan kesuksesan dan kegagalan bukan karena canggihnya sistem informasi tapi ada faktor internal yang mempengaruhi. Adapun Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan antara lain karena adanya dukungan dari pihak manajemen, keterlibatan pemakai, kebutuhan penggunaan di dalam organisasi yang jelas, perencanaan sistem  yang matang, dan tujuan sistem informasi di dalam organisasi jelas. Apabila salah satu faktor tidak terpenuhi maka sistem informasi tidak akan bisa berjalan dengan yang diharapkan. Selain faktor kesuksesan adapun faktor kegagalan dalam penerapanya sistem informasi yaitu: 
Pertama, kurangnaya dukungan dari pihak manajemen. Misalnya pihak eksekutif kurang memahami dan enggan mempelajari sistem informasi yang diterapkan sehingga akan menyebabkan kurang optimal fungsi sistem informasi tersebut. 
Kedua, tidak memiliki perencanaan yang memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan. Dalam hal ini misalnya dalam pembuatan sistem tidak ada perencanaan yang matang dan tidak ada penghubung antara pemakai sistem dengan pembuat sistem bagaiamana fungsi sistem informasi dibuat. 
Ketiga, keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut jadi Sistem informasi menjadi sia-sia.
Keempat, kurangnya perencanaan dan tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Misalnya banyak perusahaan atau organisasi yang tidak mengetahui visi, misi, dan strategi yang berkaitan dengan implementasi sistem informasi badahal itu semua menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu.
Kelima, inkompetensi secara teknologi. Misalnya dalam sebuah perusahaan para pegawai / tenaga kerja kurang mengerti menjalankan teknologi yang digunakan dalam sistem informasi dan kurang aktifnya SDM untuk menssosialisasikan akan manfaat yanag diperoleh dari sistem informasi. faktor-faktor tersebutlah yang menjadi pemicu penghambat implementasi sistem informasi.

6. Apa dampak positif dan negative dari sistem informasi sdm?
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap  tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun daan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Saalah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai sistem informasi sumber daya manusia (Human Resourches Information System) . HRIS adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasaa disebut Decision Support System dengan menyediakan diberbagai informasi yannng diperlukan.
Untuk membuat departemen sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien teknologi baru sekarang sedang diperkenalkan secara teratur sehingga membuat hal-hal yang lebih sederhana dan lebih modern. Salah satu teknologi terbaru sumber daya manusia adalah pengenalan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS), sistem yang terintegrasi ini dirancang untuk membantu menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan SDM seperti administrasi, penggajian, pelatihan merekrut, dan analisis kerja.
SISDM/HRIS adalah sebuah sistem berbasis computer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa sistem informasi akuntansi/SIA, penelitian SDM dan inntelijen SDM ), serta output ( berupa subsistem perencanaan kerja, tunjangan, benefit dan pelapor lingkungan).
Dampak Posotiv
Keuntungan dari HRIS dalam penggajian adalah bahwa hal itu mengotomatiskan proses penggajian seluruh dengan mengumpulkan dan memutakhirkan data karyawan gaji secara teratur. Dengan informasi memperbarui sistem ini membuat pekerjaan depertemen sumber daya manusia sangat mudah dan sederhana karena semuanya sudah tersedia secara 24 x 7 dan semua informasi tersebut hanya dengan sekali klik.
Dalam waktu dan manajemen tenaga kerja, HRIS menguntungkan karena memungkinkan personel sumber daya manusia menerapkan teknologi baru untuk secara efektif mengumpulkan dan menilai waktu karyawan dan informasi pekerjaan. Ini memungkinkan informasi karyawan dengan mudah dilacak sehingga bisa dinilai pada tingkat yang lebih ilmiah apakah seorang karyawan melakukan potensi penuh mereka atau tidak, dan jika ada perbaikan yang dapat dilakukan untuk membuat karyawan merasa lebih aman.
Imbalan kerja sangat penting karena mereka membantu untuk memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras. Dengan menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) pada imbalan kerja, departemen sumber daya manusa dapat melacak lebih baik tentang karyawan dan bagaimana setiap karyawan mendapatkan keuntungan dari manfaat yang diberikan.
Sebuah sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) juga memiliki keunggulan dalam manajemen SDM karena kegiatan membatasi memakan waktu dan biaya yang mengarah ke departemen HR lebih efisien. Sistem ini mengurangi kertas lamaran kerja/cv HR yang lama yang sering ditemukan di divisi SDM sebagian besar perusahaan dan dengan demikian divisi tersebut akan mengaraha ke departemen yang lebih produktif dan kondusif secara keseluruhan.
Dampak Negative
Namun, setiap hal pasti mempunyai bukan hanya sisi baik, sisi yang buruk nya pun ada.
Misalnya dengan adanya SI SDM memang segala urusan seleksi dan penempatan karyawan akan jauh lebih mudah, segalanya menjadi lebih terorganisir, tersusun, tidak tercecer, efektif dan efisien. Tapi bayangkan jika berkas-berkas lamaran/cv dari calon karyawan itu hilang diluar kuasa dari divisi HR, maka mungkin mereka akan kehilangan peluang untuk menyeleksi karyawan yang datanya ternyata sudah lenyap, sedangkan tidak ada back-up data pelamar tersebut. Maka seperti itulah resiko yang harus dipikirkan matang-matang jika memang cara cv online tersebut yang dipilih oleh divisi HR ada baiknya jika memang ingin memanfaatkan kemudahan sistem informasi, data pelamar berupa cv tercetak (hard copy) harus dipegang pula oleh divisi HR. 
Kemudian untuk tes psikologi secara online, hal itu tentu saja beresiko bahwa hasil yang didapat ketika tes nanti adalah hasil belajar, mengingat telah tersebar luasnya informasi mengenai tes psikologi bahkan kunci jawabannya, maka hasil yang didapatkan tidak akan menggambarkan mengenai diri si pelamar. Resiko yag paling fatal adalah kita salah menilai karyawan dan akhirnya memilih karyawan yang tidak sesuai harapan. Keterbukaan informasi saat ini juga sangat riskan untuk mengunduh tes psikologi di internet, karena penting sekali untuk menjaga kerahasiaan tes psikologi. Jika tes tersebut tersebar maka validitas dan reabilitas tes akan dipertanyakan. Hal ini mungkin bisa diminimalisasi dengan pengadaan tes psikologi klasikal, agar tes tetap terjaga dan hasil yang didapatkan juga tepat sasaran dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Begitupula dengan halnya dengan interview secara online. 
Memang memudahkan dalam segi jarak dan waktu. Pihak HR dan si pelamar dapat melakukan tanya jawab dan bertatap muka satu sama lain melalui messenger dan video call misalnya. Namun hal itu beresiko bahwa yang berbincang dengan kita bukanlah si pelamar sebenarnya, banyak peluang orang lain yang sudah berpengalaman yang melakukannya. Dengan begitu maka hal yang ditakutkan akan terjadi lagi, dimana kita akan salah mempersepsi diri si pelamardan kemungkinan kita akan salah menyeleksi. Oleh karena itu, begitu besar dampak yang diakibatkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, hendaknya kita dapat menyikapinya dengan baik.
Seleksi dan rekrutment bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat diposisi yang tepat) maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Empat bidang utama SDM yang dipengaruhi oleh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) meliputi : penggajian, waktu dan manajemen tenaga kerja, imbalan kerja dan manajemen SDM. Keempat fungsi-fungsi dasar SDM tidak hanya dibuat agar tidak bermasalah, tetapi mereka memastikan harus berjalan mulus, tanpa halangan apapun. Sebuah HRIS memungkinkan user untuk melihat secra online riwayat hidup karyawan, informasi pribadi, catatan penggajian, dan informasi yang bermanfaat.